Sisäinen valvonta

Hallituksen tarkastusvaliokunnan vastuulla on Vapon sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuuden seuranta. Vapossa on määritelty sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet ja prosessien avainkontrollit. Toimitusjohtaja ja talousjohtaja vastaavat sisäisen valvonnan käytännön järjestämisestä.

Sisäinen valvonta koskee koko organisaatiota ja sen johtamista. Tehokas sisäinen valvonta tukee strategian tavoitteiden saavuttamista ja parantaa liiketoiminnan ohjausta. Sisäisen valvonnan tavoitteena on antaa hallitukselle ja toimivalle johdolle riittävä varmuus seuraavien tavoitteiden toteutumisesta:

  • Toiminnan tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus
  • Tavoitteiden saavuttaminen ja tuloksellisuus
  • Taloudellisen ja muun raportoinnin luotettavuus ja täydellisyys
  • Omaisuuden turvaaminen
  • Toimintaperiaatteiden, suunnitelmien, ohjeiden, lakien ja määräysten noudattaminen mm. virheiden ja väärinkäytösten ehkäisemiseksi

Sisäinen valvonta on olennainen osa kaikkea konsernin toimintaa kaikilla organisaatiotasoilla ja valvontaa suoritetaan koko organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa. Sisäisen valvonnan menetelmiin kuuluvat sisäiset ohjeet, raportointi, erilaiset tietojärjestelmät ja toimintoihin liittyvät käytännöt. Ne auttavat varmistamaan, että johdon määräyksiä noudatetaan ja konsernin tavoitteiden saavuttamista uhkaaviin riskeihin reagoidaan asianmukaisesti. Säännöllisiin valvontatoimenpiteisiin kuuluvat johdon tarkastukset ja toimintojen mittauksen tarkastukset, kullekin toimialalle sopivien mittausten tekeminen, fyysinen valvonta, sovittujen hyväksymisrajojen ja toimintaperiaatteiden noudattamisen valvonta ja poikkeamien seuranta, hyväksymisten ja toimivaltojen järjestelmä sekä erilaiset varmistus- ja yhteensovittamisjärjestelyt.

Toimintaa ohjataan ja seurataan kuukausittain ensisijaisesti yhtiöittäin ja operatiivisesti myös liiketoiminta-alueittain. Ohjaus- ja seurantaprosessi sisältää olennaisina osinaan kuluvan tilikauden sekä rullaavan kuukausiennusteiden tarkastelun.

Valvonnan toimia johtaa konsernitasolla talousjohtaja (CFO) ja yhtiöittäin toimitusjohtajat sekä liiketoimintatasolla liiketoimintajohto. Valvonnan toteutuksesta huolehtivat liiketoiminnoittain ja yhtiöittäin nimetyt CFO:n alaisuudessa toimivat business controllerit, jotka yhdessä toimitusjohtajien ja liiketoimintajohdon kanssa järjestävät, että liiketoiminnan tapahtumat kirjataan oikea-aikaisesti järjestelmiin ja raportoidaan tarkoituksenmukaisesti ja tehokkaasti noudattaen erikseen annettua konsernin ohjeistusta sisäisen valvonnan ja raportoinnin sisällöstä.